Otomasi Arsip Dokumentasi Kegiatan Kedinasan Berbasis WhatsApp & AI
WARSIP menyederhanakan pelaporan kegiatan dinas bagi seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Sistem secara otomatis mengelompokkan kiriman foto dan narasi di grup WhatsApp, mengekstrak metadata penting dengan kecerdasan buatan, dan menyimpannya secara terpusat di server Simpan Data (Nextcloud) Pemkab Purbalingga.
Bagaimana WARSIP Mengarsip Otomatis?
Menghilangkan beban rekap manual tanpa mengubah kebiasaan pengiriman di WhatsApp kedinasan.
Kirim Dokumentasi via WhatsApp
Pegawai mengirimkan foto kegiatan beserta narasi ke grup WhatsApp OPD. Webhook menangkap berkas dan teks secara instan.
Debounce Cerdas 60 Detik
Seluruh foto dan keterangan yang dikirim terpisah oleh orang yang sama dalam jendela 60 detik disatukan ke dalam 1 berkas kegiatan.
Analisis Semantik AI & NIP
AI menyarikan judul resmi kegiatan, ringkasan eksekutif, waktu, dan lokasi. Nomor pengirim langsung dipetakan ke NIP pegawai terkait.
Sinkronisasi Simpan Data
Media dan dokumen disimpan otomatis di Nextcloud WebDAV dengan hirarki terstruktur per nama OPD, tahun, dan judul kegiatan.
Fitur Utama Sistem WARSIP
Ekstraksi Metadata Cerdas
Mengklasifikasi secara cerdas apakah sebuah kiriman merupakan kegiatan kedinasan resmi (Rapat Dinas, Pelayanan Publik, Sosialisasi, Apel) atau percakapan biasa dengan verifikasi otomatis.
Integrasi Simpan Data Cloud
Terhubung langsung ke infrastruktur Nextcloud WebDAV Pemkab Purbalingga. Seluruh aset foto resolusi asli dan dokumen PDF tersimpan permanen di cloud lokal daerah.
Pemetaan Anggota ke NIP ASN
Operator OPD memetakan nomor WhatsApp peserta grup ke database kepegawaian resmi. Dokumentasi yang masuk teratribusi langsung ke pegawai yang bersangkutan.
Keamanan Keycloak SSO
Akses terpusat dengan protokol OpenID Connect (OIDC). Pembagian hak akses terisolasi secara ketat berdasarkan kewenangan peran Administrator, Operator, dan Pegawai.
Hierarki Hak Akses Pengguna
Kewenangan terdefinisi secara terpisah demi menjaga privasi dan integritas data masing-masing instansi.
Pengelola sistem tingkat kabupaten dengan hak akses menyeluruh ke seluruh arsip OPD Pemkab.
- Melihat dan mengelola dokumentasi seluruh OPD Kabupaten.
- Manajemen data instansi OPD dan otorisasi akun pengguna.
- Monitoring gateway WhatsApp dan konfigurasi server.
- Verifikasi, penolakan, serta audit log kegiatan kedinasan.
Pengelola teknis pada masing-masing perangkat daerah (contoh: Dinkominfo kode T8).
- Memetakan grup WhatsApp kedinasan yang aktif dipantau.
- Memetakan nomor kontak anggota grup ke NIP pegawai ASN.
- Meninjau dan memverifikasi kegiatan berkategori review.
- Mengakses laporan dan statistik khusus unit OPD-nya.
Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdaftar sesuai dengan unit kerja instansinya.
- Melihat data tersimpan sesuai ID instansi OPD operatornya.
- Melihat pratinjau foto dan mengunduh berkas kegiatan.
- Melakukan pengunggahan dokumentasi dinas secara mandiri.
- Melihat ringkasan narasi dan histori kegiatan OPD.
Kedaulatan & Keamanan Data Pemerintah Daerah
Autentikasi Terpusat Keycloak
Tidak ada kredensial yang tersimpan lokal secara sembarangan. Autentikasi dikelola langsung oleh Keycloak SSO Pemkab dengan enkripsi token JWT standar industri.
Penyimpanan On-Premises Pemkab
Seluruh dokumentasi kegiatan tersimpan di server resmi Nextcloud Dinas Kominfo Purbalingga, memastikan kedaulatan data pemerintah tetap terjaga penuh.
Validasi & Jejak Audit (Audit Trail)
Setiap dokumen kegiatan mencantumkan nomor pengirim, nama dan NIP pengunggah, waktu kiriman, serta rekam status verifikasi operator secara transparan.
Frequently Asked Questions (FAQ)
Bagaimana jika pegawai mengirim foto terlebih dahulu, baru keterangannya menyusul?
WARSIP menerapkan mekanisme sliding buffer selama 60 detik per pengirim dalam grup. Pesan teks dan seluruh foto yang dikirim dalam jendela waktu tersebut akan otomatis disatukan menjadi 1 bundel kegiatan utuh sebelum dianalisis oleh AI.
Apakah obrolan santai atau ucapan selamat di grup akan dibuang?
Tidak dibuang. Jika AI mendeteksi kiriman bukan kegiatan kedinasan, statusnya otomatis ditandai sebagai unclassified (butuh review). Operator dapat meninjau secara manual dan menentukan apakah kiriman tersebut disetujui atau ditolak.
Bagaimana cara pegawai masuk ke akun WARSIP?
Pegawai cukup mengklik tombol Masuk Portal SSO dan login menggunakan akun resmi Keycloak Pemkab Purbalingga (NIP dan kata sandi yang biasa digunakan untuk aplikasi kedinasan). Sistem secara otomatis mengarahkan ke dashboard sesuai instansi OPD pegawai.